Verzuimprotocol opstellen als werkgever

Een verzuimprotocol opstellen als werkgever betekent dat je vastlegt wat er gebeurt vanaf de eerste ziekmelding tot en met re-integratie, inclusief de momenten waarop spoor 2 in beeld komt. Het protocol geeft leidinggevenden en medewerkers houvast over rollen, termijnen en communicatie, binnen de kaders van de Wet verbetering poortwachter. Een goed protocol voorkomt dat stappen te laat worden gezet en helpt om het re-integratiedossier compleet te houden. In dit artikel krijg je een praktische opzet met voorbeelden, toegespitst op situaties waarin terugkeer in eigen werk onzeker is.

Wat moet er in een verzuimprotocol staan als spoor 2 kan spelen?

Verzuimprotocol opstellen als werkgever begint met één uitgangspunt: je beschrijft het proces, niet de medische inhoud. Medische informatie hoort bij de bedrijfsarts en mag niet in HR-systemen of leidinggevenden-notities terechtkomen. Je protocol moet daarom vooral gaan over meldlijnen, termijnen, verantwoordelijkheden en welke documenten wanneer worden gemaakt.

Verzuimprotocol opstellen als werkgever vraagt daarnaast om een duidelijke koppeling met de Wet verbetering poortwachter. Die wet schrijft stappen en evaluatiemomenten voor die UWV later terugziet in het re-integratieverslag. Als spoor 1 (re-integratie bij de eigen werkgever) stagneert, moet je protocol expliciet maken wanneer en hoe je opschaalt naar tweede spoor, dus re-integratie richting ander werk bij een andere werkgever.

Neem in elk geval deze onderdelen op, zodat iedereen hetzelfde proces volgt:

• Ziekmelding en bereikbaarheid: bij wie meldt de werknemer zich ziek, en binnen welke tijd?
• Rol bedrijfsarts/arbodienst: wie schakelt in, wanneer is het eerste consult, en hoe worden adviezen opgevolgd?
• Dossiervorming: welke gespreksverslagen, afspraken en evaluaties leg je vast (zonder medische details)?
• Poortwachter-mijlpalen: probleemanalyse, plan van aanpak re-integratie, evaluaties en bijstellingen.
• Beslismoment spoor 2: signalen, verantwoordelijkheden en startcriteria als eigen werk niet haalbaar blijkt.

Verzuimprotocol opstellen als werkgever: stappen en termijnen

Verzuimprotocol opstellen als werkgever wordt praktisch als je het tijdpad concreet maakt. De kern is dat werkgever en werknemer “in redelijkheid” actief werken aan terugkeer, en dat je kunt laten zien wat je hebt gedaan. UWV beoordeelt dat later bij een WIA-aanvraag; bij onvoldoende inspanning kan een loonsanctie volgen (verlengde loondoorbetaling).

Leg in je protocol de vaste momenten vast die vrijwel altijd terugkomen. Koppel elk moment aan: wie doet wat, welke output verwacht je, en hoe borg je opvolging. Zo voorkom je dat acties afhankelijk worden van één leidinggevende of een drukke HR-week.

• Week 1: ziekmelding, registratie, eerste contactmoment en uitleg proces aan werknemer.
• Uiterlijk week 6: probleemanalyse door de bedrijfsarts (functionele beperkingen en mogelijkheden, geen diagnose).
• Uiterlijk week 8: opstellen en ondertekenen van het plan van aanpak re-integratie.
• Doorlopend: periodieke voortgangsgesprekken en vastlegging van afspraken.
• Rond het eerste ziektejaar: evaluatie of spoor 1 nog realistisch is en of re-integratie tweede spoor nodig wordt.

Werk je met een vaste rolverdeling, zet die dan ook expliciet in het protocol. Een casemanager verzuim bewaakt bijvoorbeeld termijnen, plant evaluaties en signaleert wanneer spoor 2 te laat dreigt te starten. Dat maakt het proces minder persoonsafhankelijk en vergroot de kans op een UWV-proof dossier.

Wanneer zet je spoor 2 in, en hoe leg je dat vast?

Verzuimprotocol opstellen als werkgever is pas compleet als je beschrijft wanneer spoor 2 start. Spoor 2 is bedoeld voor situaties waarin terugkeer in eigen werk of ander passend werk binnen de organisatie niet (meer) haalbaar is. “Passend werk” betekent werk dat aansluit bij de functionele mogelijkheden van de werknemer, eventueel met aanpassingen of scholing, en dat in redelijkheid van werkgever kan worden gevraagd.

Neem in je protocol concrete signalen op die aanleiding zijn om spoor 2 te onderzoeken. Denk aan een structurele mismatch tussen belastbaarheid en beschikbare functies, of aan herhaalde stagnatie ondanks bijstellingen. Verwijs daarbij naar je interne afweging: welke functies zijn bekeken, welke aanpassingen zijn geprobeerd, en waarom leidt dat niet tot duurzame plaatsing.

• De bedrijfsarts geeft aan dat terugkeer in eigen functie niet verwacht wordt binnen afzienbare tijd.
• Herplaatsing in passend werk binnen de organisatie blijkt na onderzoek niet mogelijk of niet duurzaam.
• Werkplek- of taakaanpassingen leveren geen structurele opbouw op.
• Er is een reële verwachting dat buiten de organisatie wél kansen liggen.

Leg ook vast hoe je spoor 2 organiseert. Je kunt bijvoorbeeld opnemen dat HR een extern traject start, dat de werknemer actief meewerkt aan oriëntatie en sollicitaties, en dat je de voortgang periodiek evalueert met alle betrokkenen. In de praktijk helpt het om in het protocol te verwijzen naar een re-integratie tweede spoor traject als processtap, zonder dat je het “verkoopt” als oplossing voor ieder dossier.

Praktisch voorbeeld en checklist om fouten te voorkomen

Verzuimprotocol opstellen als werkgever wordt het meest waardevol als je er een herkenbaar scenario in zet. Voorbeeld: een medewerker in een administratieve functie valt uit met langdurige klachten. De bedrijfsarts adviseert na verloop van tijd dat langdurig beeldschermwerk en hoge concentratiedruk beperkt mogelijk zijn. Intern onderzoek laat zien dat de beschikbare functies óf dezelfde belasting hebben óf een fysieke belasting die ook niet past. Dan is het logisch om naast spoor 1 tijdig spoor 2 te starten en dat besluit goed te onderbouwen.

In zo’n scenario wil UWV later vooral zien dat je gestructureerd hebt gehandeld: termijnen gehaald, passend werk onderzocht, en het plan bijgesteld op basis van adviezen. Het protocol helpt je om die lijn vast te houden, ook als er wisselingen zijn in leidinggevenden of HR. Zorg daarnaast dat je protocol aansluit op de praktische uitvoering van de wet verbetering poortwachter en de bijbehorende dossiereisen.

• Vermijd medische details in e-mails en gespreksverslagen; noteer alleen afspraken en inzetbaarheid.
• Plan vaste evaluatiemomenten en leg vast wie de opvolging bewaakt.
• Beschrijf concreet wat je verstaat onder passend werk en hoe je interne mogelijkheden onderzoekt.
• Maak spoor 2 een expliciet beslismoment, met criteria en documentatie-eisen.
• Koppel het protocol aan loonafspraken en procesregels rond loondoorbetaling bij ziekte.

Een beknopte, praktische takeaway: schrijf je verzuimprotocol alsof iemand het morgen moet uitvoeren zonder voorkennis. Als de rollen, termijnen en beslismomenten rond spoor 2 helder zijn, win je snelheid, rust en dossierkwaliteit tegelijk.